Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe geltend machst, senkt deinen Gewinn — und damit deine Steuer. Viele Freelancer verschenken hier bares Geld, weil sie nicht wissen, was alles absetzbar ist. Dieser Überblick zeigt dir die wichtigsten Posten.

Die Grundregel: betrieblich veranlasst

Absetzbar ist, was betrieblich veranlasst ist — also dem Zweck deiner selbstständigen Tätigkeit dient. Bei manchen Dingen ist das eindeutig (ein Laptop fürs Programmieren), bei anderen anteilig (das Handy, das du privat und geschäftlich nutzt).

Wichtig: Ohne Beleg keine Ausgabe. Sammle konsequent — siehe → Belege aufbewahren.

Die wichtigsten absetzbaren Posten

Arbeitsmittel & Technik

• Laptop, PC, Monitor, Tablet, Smartphone (ggf. anteilig)
• Software & Abos (auch deine Buchhaltungssoftware!)
• Fachspezifisches Equipment (Kamera, Werkzeug, Mikrofon)
• Büromaterial

Größere Anschaffungen müssen ggf. über mehrere Jahre abgeschrieben werden. [PRÜFEN: aktuelle Grenze für sofort absetzbare geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) einsetzen.]

Arbeitsplatz

• Häusliches Arbeitszimmer (an strenge Bedingungen geknüpft) oder Homeoffice-Pauschale
• Miete für externes Büro/Coworking
• Anteilige Strom-/Heizkosten beim Arbeitszimmer

[PRÜFEN: aktuelle Regelung & Höhe der Homeoffice-Pauschale einsetzen.] Mehr dazu: → Homeoffice steuerlich absetzen.

Kommunikation & Internet

• Telefon und Internet (anteilig nach geschäftlicher Nutzung)
• Domain, Hosting, Webseite

Mobilität

• Fahrtkosten zu Kunden (Fahrtenbuch oder Pauschale)
• Bahn-/Flugtickets bei Geschäftsreisen
• Übernachtung & Verpflegungsmehraufwand auf Reisen

Weiterbildung & Wissen

• Kurse, Seminare, Fachbücher, Online-Kurse
• Fachzeitschriften, Branchen-Memberships

Dienstleistungen

• Steuerberater (→ wann sinnvoll)
• Honorare an Subunternehmer/Freelancer
• Versicherungen mit betrieblichem Bezug

Marketing

• Werbung, Anzeigen
• Visitenkarten, Flyer
• Anteilig Tools für Social Media

[DEINE ERFAHRUNG: Nenne 1–2 Posten, die du am Anfang selbst nicht auf dem Schirm hattest und die sich gelohnt haben. Genau diese „Aha”-Tipps sind es, die Leser:innen teilen und verlinken.]

Was du NICHT (oder nur eingeschränkt) absetzen kannst

• Rein private Ausgaben
• Kleidung (außer typische Berufs-/Schutzkleidung)
• Bewirtung ohne betrieblichen Anlass und ohne korrekten Beleg
• Strafzahlungen

So verschenkst du nichts

1. Geschäftskonto nutzen — trennt privat und betrieblich automatisch.
2. Belege sofort erfassen — am besten per Software-App.
3. Anteilige Nutzung dokumentieren — z.B. wie viel Prozent Handy geschäftlich.
4. Software die Kategorisierung überlassen — sie ordnet Ausgaben den richtigen Kategorien zu und bereitet die EÜR vor. Siehe → Rechnungssoftware-Vergleich.

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich mein privates Auto absetzen? Anteilig, je nach betrieblicher Nutzung — am sichersten mit Fahrtenbuch. [PRÜFEN: aktuelle Pauschalen einsetzen.]

Zählt mein Mittagessen als Freelancer? Normales Essen nein. Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreisen ja (mit Pauschalen).

Wie setze ich Software ab? Voll als Betriebsausgabe — Abos laufend, Kaufsoftware ggf. über die Nutzungsdauer.

Brauche ich für all das einen Steuerberater? Nicht zwingend. Eine gute Software führt dich durch die Kategorien. Bei Unsicherheit: → Steuerberater ja/nein.

Fazit

Als Freelancer ist fast alles, was deiner Tätigkeit dient, anteilig oder voll absetzbar — von der Software über die Weiterbildung bis zur Geschäftsreise. Der Schlüssel ist Disziplin beim Belegesammeln. Wer das der Software überlässt, verschenkt am Jahresende kein Geld mehr.

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Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Für deine individuelle Situation wende dich an einen Steuerberater oder dein zuständiges Finanzamt.